特集：会場からはじまるイベントづくり-体験の未来の追求と探究-

会場からはじまるイベントづくり-体験の未来の追求と探究-

フィジカルをリッチに、オンラインでもバズるものをと、コロナ禍を経験したわたしたちは、イベントに以前よりいい意味で酷な要望をする。コンテンツはもとより、演出・造作のクリエイティブ…進行していく前に立ち止まり一考を。それらの企画、いまのスペースでの実現が最適解だろうか。体験の未来の追求と探究は会場からはじまる。

会場探し ３つのキーワード

イベントを企画する主催者やプランナーに新しいイベント企画の話を聞くと、必ずと言ってもいいほど最初に口にするのが、会場選びだ。「BtoB サービス企業だけど、一部一般ユーザーも対象となるのでオープンなスペースもある、いい会場ないかな」「イベントコンテンツとコントラスト比が高い場所を探しています」など、多くのイベントは、会場探しからはじまると言っても過言ではない。　最近、取材やイベント企画の壁打ちで聞かれる頻出キーワードを紹介する。

サステナブルの選択肢

会場×サステナブルの取組みでは、これまで、食品ロス対策やプラスチックゴミの軽減（紙ストローや紙コップへの転換、リサイクル資材の使用）、フェアトレードコーヒーの採用など、目に見える、わかりやすいところからイベント主催者への提案の選択肢を広げていた。
コロナ禍にオンライン対応が進んだなか、求められるようになったのが、イベント参加者の移動によるCO2 排出量軽減も考慮した、会場のハイブリッド対応力だ。遠方からも参加できるメリットやライブ配信によるリアル参加者との一体感の醸成は、イベント主催者が企画する上で欠かせない要素の一つとなっている。　そのほかにも、会場が入るビル全体での電力エネルギー供給方法にエコを求めるなど、サステナブルへの姿勢が求められるように要望は進化し、多様化している。

エリア連携コーディネイト

イベントプログラムごとに、最適な会場をと設定すると、飲食や宿泊を伴う場合には特にコンパクトに展開することが求められる。海外では、ホテルや劇場、MICE 施設、ショッピングモール、レストランと一ヶ所で展開できるIR（統合型リゾート）施設が開催地として選択されるのはそのためだ。ちなみに日本のIR 施設計画は、長崎県・佐世保市の計画では2027 年秋頃（申請中）、大阪府・市は2029 年の開業を目指すとしている。

ただし、コンパクト展開はIR 施設だけでない。エリア内施設連携でのプログラム複数トラックの同時展開（丸の内・有楽町エリアで開催した「第31 回日本医学会総会2023 東京」）、エリア間連携での関連イベント同時多発展開（有楽町・丸の内・渋谷で展開した「City-Tech.Tokyo」）など、開催地としてのエリアコーディネイトの機能も求められている。

XR 活用のエンタメ性

世界初の都市型XR スポーツ「AIR RACEX – SHIBUYA DIGITAL ROUND」では、SHIBUYA QWS（渋谷キューズ）で、飲食を楽しみつつXR ゴーグルや大画面モニター、タブレット、YAMAHA の音響演出によって臨場感たっぷりにXR 観戦を提供するイベントも10 月に実施された。
街× XR 技術による、街そのものを会場にしたイベントのエンタメ演出、またはイベントと連動したプロモーション企画としても今後注目される。

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設計段階からサステナビリティを実装

2023 年10 月にオープンした「TOKYONODE」では、「SUSTAINABLE EVENTGUIDELINE」を森ビルと博展が策定。（写真は、開館記念イベント「サステナビリティが拡げるイベントの可能性」より）

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会場検索サイトにイベントプロデューサーの知見を集約 – 会場選びがイベント成功の鍵を握る

イベント会場情報検索サイト「VENUE LINK」が7 月にリリースされた。会場は掲載無料、かつ利用者も登録不要（一部機能はアカウント作成が必要）なオープンプラットフォームとして誕生したこのサイト。開発したのは電通ライブだ。検索項目のこだわりや機能からは、会場選びの奥深さが滲む。開発プロジェクトメンバーの電通ライブ・野田真史さん、小俣恵里香さんに、イベントプロデュースの知見から設計されたサイトの背景、現状の課題についてうかがった。

 

――イベント会場情報検索サイト「VENUE LINK」を開発した目的は
小俣　「VENUE LINK」のコンセプトは“ユーザーと会場をつないで感動体験のはじまりをつくる” としています。
いわゆる会場検索というよりも、主催者側のやりたいイベントと会場をマッチングさせることでより良いイベントが生まれることを目的に設計しました。
野田　イベントの制作・代理店では、私たちも含めイベントプロデューサーが会場探しに多くの時間をかけています。
「個人に依存しない活きた会場情報の共有の仕方」については社内からの要望もあり、長年の課題でした。
そこで、会場データベース化を社内活用するだけでなく、イベント業界全体での業務効率化も根底におき、提供する会場側、利用する主催側、提案する制作・代理店側のそれぞれの立場からの課題をヒアリングしてサイト開発を進めました。

――どのような課題が浮かび上がってきたのでしょうか
小俣　プロモーション・マーケティング領域のイベント主催側では企画・制作側にも共通して「会場探しに時間がかかる」という声や、「どこに相談したらよいのか/ どう探したらよいのかわからない」との声をお聞きしました。また、会場側では「会場の特性を理解した上で、問い合わせしてくれることで、ミスマッチを避けたい」というニーズや「企画・制作の視点から欲しい会場情報の出し方」など、イベント案件とのマッチングや情報発信に課題感をお持ちでした。

――マッチング率を高めるためサイトにどのようなポイントを盛り込まれましたか
野田　機能面では、「マイリスト」や「マップ」が特徴的です。
「マイリスト」では、気になる会場を見つけたら、リストを作成し、マイリストから管理・閲覧ができます。リストから簡単に比較表を作成し、チームとの共有や提案資料等にもすぐ活用いただけます。比較検討段階での必要な項目をピックアップし、パッと見てわかりやすくレイアウトまで完結したのは、細か過ぎない一覧性と資料作成の手間の省略化のためです。検討初期をスピーディに展開することにポイントを置きました。また、「マップ」表示ではエリアで絞り、周辺ホテルや飲食店への接続性のある、面でのイベント設計にも対応しています。
小俣　設備・特徴の選択項目は「荷捌き場」や「控室/ 楽屋充実」など27 から絞ることができます。制作・代理店がチェックする項目ですが、実際によく聞かれる項目をより精度高く条件検索に盛り込んでいます。

――イベントプロデューサーのお立場から、イベントにおける会場選びの位置付けについてお聞かせください。
小俣　私はラグジュアリーブランドのイベントプロデュースが多いのですが、会場のもつ空間体験がイベント参加の目的の一つというケースも少なくありません。感動体験の提供というアプローチから、「VENUE LINK」では新しいスポットや会場として認識されていないスペースの開拓も含めてコンタクトし、会場の選択肢をふやすことに貢献できればと思っいます。
野田　業種横断でさまざまなイベントジャンルのプロデュースをしてきましたが、会場選びがイベント成功の鍵を握る重要なファクターと考えています。目的と合った会場が選べていないとうまくいきません。
会場選択においては、企画段階でもイベントで実施されようとする構想は全て開示しておくことがポイントです。
会場は、イベントづくりの最初のきっかけですから。

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12 月から大規模改修工事  26 年末まで各ホール順次休館 — 東京ビッグサイト

今年12 月から東京ビッグサイトの大規模改修工事がはじまる。会議棟、西展示棟、東展示棟が順次、部分休館となる。

休館となるのは、会議棟が2023 年12 月から2024 年8 月末まで。西展示棟が2025 年1月から同年6 月まで。東展示棟１~ ３ホールが2025 年7 月から2026 年3 月末まで、東展示棟４〜６ホールは2026 年４月から2026 年12 月末までとなっている。

東京ビッグサイトの総展示面積は115,420㎡で、西展示棟がアトリウムと屋上展示場を除いた29,280㎡、全体の25.4％が使用不可となる。東展示棟１~ ３ホールと同４〜６ホールは25,690㎡で全館の22.3％に相当する。

2025 年初頭からの部分休館にともない、全館使用の展示会が規模を縮小しての開催となったり、展示会の日程が確保しづらくなる懸念もある。他会場・他都市での開催を検討するイベントがあれば、全国の会場にも影響が出そうだ。

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大規模展示場と小会場のいいとこ取り  TRC LODGE も好評  — 東京流通センター

 

東京モノレール流通センター駅より徒歩1分と好アクセスの東京流通センターは、運営50 年を超える老舗会場。イベント経験豊富なスタッフが在籍している。施設のメンテナンスも充実しており2019 年には天井照明も全てLED に切り替え明るい会場となった。

1000㎡～ 8500㎡のフレキシブルな展示エリア、搬入出の利便性、500 台の駐車場、大規模展示場と小規模イベント会場の良さを併せもつ施設。「最近はBtoB イベントの問い合わせも増えている。招待制など来場者をある程度絞ったイベントにも適しています」とイベント事業部の秋山みゆきさんは話す。

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今年8月の物流ビルA 棟竣工に先駆けて、コワーキングショールーム「TRC LODGE」がリニューアル。物流のDX、SDGs のソリューション体験が主目的のスペースだが、マッチングの場として利用も可能だ。

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五反田と京橋に来年オープン　マグネットスタジオ都内外に17会場運営へ

2024 年、都内に２会場、 名古屋に１会場オープンを控え、運営管理する会場は合わせて17会場となる株式会社マグネットスタジオ。五反田新会場リーダーの和久井岳人さん、京橋新会場リーダーの山田翼さんに、新規会場の特徴を聞いた

五反田に2024 年5 月オープン

五反田駅西口から徒歩５分、旧ゆうぽうと跡地ビルが生まれ変わり、高層階には星野リゾートの都市型観光スタイルのホテルが入る大規模複合施設「五反田JP ビルディング」が間も無く12 月に竣工する。その３階に、品川区が運営する「CITY HALL ＆ GALLERYGOTANDA（品川区立五反田産業文化施

設）」が2024 年５月にオープンする。
指定管理者として運営ルールなどの調整から準備に入っているマグネットスタジオの和久井岳人さんは、同じく品川区立の会場大崎ブライトコアホールの担当経験もある16 年目の会場運営のベテランだ。
「五反田は、ベンチャー・スタートアップ企業の集積地として、区の推進する五反田バレーの活動も活発なエリア。また、元々劇場と会議室があり既存利用者からも問合せがあります」とし、区内企業の会議や来年６月には株主総会、10 月にはりんかい線からのアクセスの良さから『大規模施設で実施するイベント』の連動イベント、月１回のアイドルファンイベントなども続々と申込が入ってきている。近隣エリア会場比３割引ほどの会場費設定・区内企業割引のリーズナブルさ、五反田最大規模の413㎡の広さとホワイエと一体利用もできるギャラリーの会場構成は、地域に根ざした産業・文化の拠点となりそうだ。

京橋に2024 年12 月オープン

JR 東京駅八重洲中央口、東京メトロ銀座京橋駅の好立地に新たなホールとカンファレンス「TODA HALL ＆ CONFERENCETOKYO」が2024 年12 月にオープンする。戸田建設開発のTODA BUILDING のなかでもイノベーションを誘発する芸術文化エリアを司る１階から６階の４階に位置し、中央通りに面した約65m の圧倒的なホワイエ（481.41

㎡）と一体利用できるホールA（509.65㎡）は立食300 名を収容。高級感あるシルバーテイストのカンファレンスルーム５室で構成される。TODA HALL ＆ CONFERENCE　TOKYO リーダーの山田翼さんは「美術館、ギャラリー、古美術商などが集積する東京駅周辺エリアでは『まちに開かれた芸術・文化拠点』の形成を目指し街区を『京橋彩区』として整備しています。また、車両展示もできる搬入機能を持つことからすでに国内クルマメーカーからも問合せいただきました。ビジネスと芸術・文化の両面の利用が想定されます」と話す。会場利用料の一部を免除する芸術文化活動支援事業も募集中だ。

マグネットスタジオでは、来年春に名古屋・栄に「中日ホール& カンファレンス」のオープンを控え、17 会場の運営管理となる。特徴ある会場やエリア特性にも柔軟な対応で、イベントの実現に向けて主催者へ寄り添っていく。

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最新会場検索サイト・会場向けサービス

VENUE LINK 【 会場掲載数】首都圏1,087スペース

 

【特徴】
目的・実施スタイルに合わせた検索機能が特徴で、イベント・スペース専門会社の電通ライブが運営するイベントの制作プロ視点ならではの検索項目を採用。実施するイベントのイメージから検索できる「利用イメージ検索」も搭載し、誰でも簡単にイメージに合った会場を探せるような検索サイトです。

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Speedy 会場掲載数 730施設2200スペース

 

【特徴】

日本中の皆様が知らないようなおしゃれな会場を厳選し、数よりも質で掲載しています。　SEO にも力を入れ、「パーティー会場 東京」「宴会場大阪」など、宴会関連ワードとエリアで検索上位に表示されます。

会場選びはエリアだけでなく、人数、予算、夜景が見える・駅から近い・リニューアル・忘年会特集・同窓会特集といった様々な条件で探せます。会場を選択後は空き状況や見積もりを一括で10 会場まで問合せできます。

また会場の資料ダウンロード機能も好評で、営業資料として活用いただいています。　最近では、幹事様に役立つブログも始めました。会場・利用者双方の満足度を上げるため常に進化しています。

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会議室セレクト 会場掲載数 全国 963 施設 3,681 スペース

 

【特徴】
「会議室セレクト」は、常に最新のトレンドやニーズに合わせて進化し続けています。
イベントに必要な会場の環境や機能を分析・対応して、その時流に沿った検索条件にで求められる会場探しができるサイトとしてのポジションを築く目標で進めています。

最新の状況としては“サステナブルなイベント”を実現できる様々な要素での会場分析を実施し、これらを検索条件として取り入れるべく準備を進めております。
また、別途全国の会場を掲載しており、地方におけるイベントの会場探しにも対応しています。

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イベント会場向けサービス 床上げ用部材　エコフロア

 

【特徴】

展示会やイベントの企画、施工、機材レンタルを手がける西尾レントオール。圧倒的な品ぞろえと膨大な在庫量を活かした、会場向けの長期レンタルが好評だ。会場側の自社購入と比べて、初期投資の削減、損金処理による節税、破損・故障の際に取り換え不要、メンテナンスフリーなど、メリットも多い。
短期レンタルも好調。海外展示会でトレンドとなっている床上げ用部材「エコフロア」。

2 階建てシステム「ダブルデッキ」など多彩な新製品もラインナップし、会場のデザインを進化させる。

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協賛

西尾レントオール、昭栄美術、株式会社JSS、株式会社マグネットスタジオ、株式会社Plus One　スピーディ

西尾レントオール

https://www.nishio-rent.co.jp/rentall/

昭栄美術

https://www.shoei-bijutsu.co.jp/

株式会社JSS

https://www.j-ss.jp/

株式会社マグネットスタジオ

https://www.magnet-s.biz-web.jp/

株式会社Plus One　スピーディ

https://www.e-kaijou.space/